Proformas et factures commerciales : Quelle est la différence ?

Les expéditeurs non avertis peuvent croire à tort que les proformas et factures commerciales sont interchangeables, mais ce n'est pas le cas. Les deux documents sont fréquemment utilisés dans les procédures d'exportation. Cet article comparera et opposera la proforma et la facture commerciale, deux des documents d'exportation les plus courants que les exportateurs doivent connaître. Nous examinerons également la fonction que chaque formulaire représente dans une opération d'exportation.

La facture proforma

Une facture proforma n'est rien d'autre qu'un devis que l'exportateur a créé pour ressembler à une facture commerciale. Une lettre de demande de renseignements d'un client potentiel détaillant son intérêt pour un ou plusieurs de vos articles, exposant les conditions de cet intérêt et demandant un devis formel ou informel constitue souvent la première étape d'une transaction à l'étranger.

Une facture proforma doit être valable pendant une période donnée. L'acheteur doit disposer d'un délai raisonnable pour répondre avant l'expiration de la facture proforma, car vous indiquez généralement non seulement le prix de votre produit, mais aussi le coût du transport.

La facture commerciale

La transaction est prête à démarrer lorsque l'acheteur et le vendeur se sont mis d'accord sur les conditions de la vente et que l'acheteur a accepté les conditions de la facture proforma (souvent en soumettant un bon de commande que le vendeur a accepté). Le vendeur génère une facture commerciale lorsque la marchandise est préparée pour l'expédition.

La facture commerciale est cruciale pour la procédure d'exportation car elle précise non seulement le montant que l'acheteur doit au vendeur mais aussi quand et comment payer. La facture commerciale sert de principal document d'expédition utilisé par les bureaux de douane du monde entier pour la gestion et la valeur des marchandises et contient des instructions et des données cruciales pour :

• Le transitaire
• Les douanes nationales et étrangères
• La partie importatrice
• Et les autres parties concernées

La facture commerciale doit donc contenir toutes les informations nécessaires pour compléter correctement l'envoi à l'exportation.
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Proformas et factures commerciales : 3 différences importantes

Même si une facture proforma et une facture commerciale peuvent sembler très similaires, il existe trois différences importantes entre ces deux documents :

1. Quand elles sont émises
   Une entreprise enverra une facture proforma sous forme de devis si un client étranger potentiel la contacte pour lui poser des questions sur un ou plusieurs de ses produits. Ce devis comprendra des informations sur le prix et les autres conditions de la transaction.
2. En quoi consistent-ils ?
   Même si le contenu des deux types de documents peut être identique, la facture commerciale doit refléter l'ensemble des conditions de la transaction convenues d'un commun accord, y compris toute information supplémentaire relative au contrôle des exportations ou des importations qui peut être requise.
   La facture proforma et les factures commerciales font partie des documents qui incluent le contrat entre l'acheteur et le vendeur.
3. Comment les utiliser
   La facture proforma est utilisée par l'acheteur et le vendeur pour discuter du prix de la vente et d'autres détails, comme indiqué précédemment. En outre, l'acheteur peut l'utiliser pour établir une lettre de crédit ou une autre méthode de paiement, obtenir les licences d'importation requises et surmonter les éventuelles restrictions à l'importation.
   La facture commerciale n'est pas seulement un moyen d'encaisser de l'argent. Les autorités douanières l'utilisent également pour déterminer les tarifs d'importation, les taxes et autres frais appropriés, ainsi que pour vérifier que les règlements d'exportation sont respectés. En outre, elle fournit les détails nécessaires au transfert des produits du vendeur à l'acheteur.

Si la proforma est correctement créée, la différence entre ces deux documents est mineure.
Ils sont tous deux essentiels à votre processus d'exportation. Grâce à secom, vous pouvez les préparer rapidement et facilement, ainsi que les autres documents requis pour exporter conformément aux réglementations internationales.