Proformas y facturas comerciales: ¿Cuál es la diferencia?

Los expedidores poco informados pueden creer erróneamente que las proformas y facturas comerciales son intercambiables, pero no lo son. Ambos documentos se utilizan con frecuencia en los procedimientos de exportación.

Este artículo comparará y contrastará la proforma y la factura comercial, dos de los documentos de exportación más frecuentes con los que los exportadores deben estar familiarizados. También examinaremos la función que cada formulario representa en un envío de exportación.

La factura proforma

Una factura proforma no es más que un presupuesto que el exportador ha creado para que parezca una factura comercial. Una carta de consulta de un posible cliente en la que se detalla su interés por uno o varios de sus productos, se exponen las condiciones de ese interés y se solicita un presupuesto informal o formal suele ser el primer paso en una transacción en el extranjero.

Una factura proforma debe ser válida durante un tiempo determinado. Debe preverse un tiempo razonable para que el comprador responda antes de que la factura proforma caduque, ya que lo normal es que usted cotice no sólo el precio de su producto, sino también el coste del transporte.

La factura comercial

La transacción está lista para llevarse a cabo una vez que el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo sobre los términos de la venta y el comprador ha aceptado los términos de la factura proforma (a menudo presentando una orden de compra que el vendedor ha aceptado). El vendedor genera una factura comercial cuando la mercancía está preparada para su envío.

La factura comercial es crucial para el procedimiento de exportación, ya que no sólo especifica el importe que el comprador debe al vendedor, sino también cuándo y cómo pagar. La factura comercial es el principal documento de envío que utilizan las aduanas de todo el mundo para la gestión y el valor de las mercancías y contiene instrucciones y datos cruciales para:

• El transportista
• Las aduanas nacionales y extranjeras
• La parte importadora
• Y otras partes implicadas

Por lo tanto, la factura comercial debe contener toda la información necesaria para completar correctamente el envío de exportación.
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Proformas y facturas comerciales: 3 importantes diferencias

Aunque una factura proforma y una factura comercial puedan parecer muy similares, hay tres diferencias significativas entre estos dos formularios:

1. Cuándo se emitenUna empresa enviará una factura proforma como presupuesto si un posible cliente extranjero se pone en contacto con ella para preguntarle sobre uno o varios de sus productos. Este presupuesto incluirá información sobre el precio y otras condiciones de la transacción.
2. En qué consisten
   Aunque el contenido de ambos tipos de formularios puede ser idéntico, la factura comercial debe reflejar la totalidad de los términos de la transacción acordados mutuamente, incluida cualquier información adicional sobre el control de las exportaciones o las importaciones que pueda ser necesaria.La factura proforma y las facturas comerciales forman parte del papeleo que incluye el contrato entre el comprador y el vendedor.
3. Cómo utilizarlas
   El comprador y el vendedor utilizan la factura proforma para discutir el precio de la venta y otros detalles, como se ha mencionado anteriormente. Además, el comprador puede utilizarla para establecer una carta de crédito u otro método de pago, obtener las licencias de importación necesarias y superar cualquier posible limitación a la importación.
   La factura comercial sirve para algo más que para recaudar dinero. Las autoridades aduaneras también la utilizan para determinar los aranceles de importación, los impuestos y otras tasas adecuadas, así como para verificar que se cumplen las normas de exportación. Además, ofrece los detalles necesarios para transferir los productos del vendedor al comprador.

Si la proforma está bien creada, la diferencia entre estos dos documentos puede ser menor.
Ambos son esenciales para su proceso de exportación, gracias a secom, puede prepararlos de forma rápida y sencilla, así como los demás documentos necesarios para exportar de acuerdo con la normativa internacional.