Pourquoi la packing list est-elle importante ?

Pourquoi la packing list est-elle importante ?

Lorsque vous envoyez un grand nombre de cartons contenant des marchandises dans un autre pays, vous aurez besoin d'établir une liste de colisage pour que l'affaire se termine bien. Nous allons expliquer en détail pourquoi une packing list est importante.

La liste de colisage, également connue sous le nom de packing list, est un document qui contient des données pertinentes sur ce que vous exportez.

Ce document vous permettra de vous assurer que vos marchandises arrivent à destination dans des conditions optimales.

Mais voyons, est-il important de ne pas oublier de faire sa liste de colisage ?

La liste de colisage est un document important qui indique le contenu de votre cargaison, notamment le nombre et le type de colis (caisses, cartons, fûts, palettes, etc.). 

Il fournit des informations sur l'envoi à toutes les parties impliquées dans le processus d'exportation et d'importation, comme l'exportateur, l'importateur, le transitaire, le courtier en douane et les autorités douanières du pays exportateur et importateur.

Si votre envoi n'est pas accompagné de ce document, ou s'il est mal fait, vous risquez d'être confronté à des situations désagréables telles que des problèmes à la douane en raison de pertes ou de retards, et même des réprimandes dans certains cas.

Il s'agit d'un document requis par les douanes pour l'exportation et l'importation.

_{Cela vaut-il la peine de sauter cette étape ?}

Malheureusement, cette procédure d'exportation est reléguée à la dernière minute ou n'est tout simplement pas correctement documentée, ce qui entraîne des pénalités.

Dans le cas le plus fréquent où la liste de colisage est incorrectement remplie, le produit peut arriver avec des jours ou des semaines de retard, car le personnel des douanes doit effectuer un travail supplémentaire pour vérifier que les marchandises expédiées correspondent bien à ce qui est déclaré.

Tous ces tracas pourraient être évités si ce document était traité correctement, afin de faciliter le travail des douaniers et des transporteurs. Maintenant que vous êtes au clair sur ce point, examinons un autre détail important...

_{Éléments à prendre en compte lors de l'établissement de votre packing list}

Lorsque vous établissez le document, vous devez tenir compte des dimensions de chaque conteneur, si les bonnes unités de mesure ont été utilisées. Si vous avez déjà sous la main le poids individuel de chaque colis, il doit s'agir du poids brut.

Vous devez également vérifier si les marquages et les numéros sont appropriés. Pour les exportations DAT DAP et DDP, l'adresse complète du destinataire est généralement indiquée.  

Vous devez également vérifier si vous avez décrit en détail le type d'emballage utilisé.

Si cette liste d'expédition contient le numéro et la date de la facture à laquelle elle se réfère. Si vous avez correctement numéroté les conteneurs et si vous les faites correspondre à la facture commerciale.

Au cas où vous ne le sauriez pas, une facture commerciale est le reçu de vente, le document qui prouve légalement cette transaction internationale, entre l'importateur et l'exportateur, c'est-à-dire entre celui qui vend les marchandises et celui qui les achète.

La facture commerciale détaille le prix et les autres détails de la vente et de l'achat entre l'importateur et l'exportateur. Les plus courants sont le coût de l'assurance et le coût de l'expédition.

Différences entre la liste de colisage et la facture commerciale.

Il y a quelque chose d'important que tu dois savoir : Il existe une liste de colisage pour chaque facture commerciale et pour chaque envoi.

Ces deux documents ont des fonctions différentes : le premier permet à l'importateur de vérifier la livraison, tandis que le second est très utile pour la personne chargée de payer les marchandises, qui peut être l'importateur ou non, selon les terms.

La liste de colisage se concentre sur la description des marchandises exportées, afin que la personne qui reçoit les marchandises puisse vérifier qu'elles sont en bon état.

En cas de problème, la liste de colisage sera utile pour régler les responsabilités avec le navire, la douane ou l'importateur ou l'exportateur. C'est pourquoi elle est si importante : elle nous aide à tenir les stocks à jour.

La facture commerciale est une preuve de paiement qui sert à déclarer la valeur des marchandises aux entités douanières, ce qui permet d'estimer les taxes et les droits à payer.

Situations qui génèrent des coûts supplémentaires de fret maritime

Pour éviter d'encourir des pénalités et de devoir payer des frais supplémentaires de dédouanement pour sécuriser vos marchandises, vous devez vérifier les documents importants tels que la facture commerciale et la liste de colisage.

Si la documentation est désordonnée et n'est pas correctement enregistrée, vous travaillerez deux fois plus et perdrez votre temps. Pire encore, vous donnerez une mauvaise image de vous à l'entreprise qui confie son budget à vos marchandises, ce qui, dans le monde des affaires, est la faute la plus grave, plus grave encore que toute pénalité.

Une autre chose à éviter est de ne pas livrer cette documentation à temps, si vous prévoyez la livraison quelques jours avant, vous serez en mesure de remarquer tout problème à l'avance et donc de le résoudre à temps.

Le souci du détail

L'idéal est d'avoir une liste de colisage aussi détaillée que possible, afin d'éviter les erreurs lors de l'expédition ou les pertes à destination.

Une description détaillée aidera les destinataires des marchandises à identifier le produit et à l'envoyer correctement.  

Voici quelques-unes des informations que vous devriez avoir à portée de main lorsque vous remplissez ce contenu :

• Données d'identification de l'expéditeur, c'est-à-dire l'exportateur, le vendeur.
• Données identifiant le destinataire, c'est-à-dire l'importateur, et l'identifiant de la destination douanière.
• Date
• La référence du numéro de facture correspondant à l'exportation et à la commande.
• Le nombre total de boîtes ayant le même contenu.
• La numérotation des boîtes pour chaque type de marchandises ; c'est celle qui génère le plus de problèmes en douane en raison de son remplissage incorrect.
• Les dimensions extérieures des boîtes.
• Le poids brut unitaire, net et total.
• Dans le cas de produits fragiles qui nécessitent un soin particulier, cela doit être indiqué sur l'emballage.
• Le type d'envoi.
• Les marquages et les numéros utilisés.
• Le nombre total de paquets.
• Et le volume total.

Chez SECOM, nous vous offrons la possibilité de réaliser cette étape de manière automatique et efficace. N'hésitez pas, nous vous aidons à maintenir la conformité avec ces réglementations.